Normalmente i prodotti che rientrano in questa categoria offrono una stampante (laser o a getto di'inchiostro), una fotocopiatrice che si avvale del medesimo motore di stampa, uno scanner (generalmente un A4 piano) e un fax ad alta velocità con modem integrato (solitamente un modello Super G3 a 33.6 Kbps), superiore ai fax tradizionali che sono equipaggiati con modem a 14.4 Kbps.
L'insieme di tutte queste funzionalità determina un ambiente produttivo integrato di buona qualità, in grado di sopperire alle principali esigenze di una piccola/media impresa.
Generalmente, le opzioni di installazione e di implementazione dei multifunzione sono semplici e immediate: basta provvedere alla connessione di un cavo e all'installazione dei relativi driver per iniziare a sfruttare da subito la capacità degli apparati. Questi, inoltre, nella maggior parte dei casi sono condivisibili in ambienti di rete grazie alle porte Ethernet integrate oppure opzionali.
Le potenzialità di un multifunzione non si fermano, però, a livello hardware, ma si completano a livello software. Una delle principali comodità di una soluzione di questo tipo risiede, infatti, nelle multiple possibilità di gestione dei documenti elettronici: dal trasferimento diretto via software dallo scanner al fax fino alla trasformazione del file in attachment per l'invio immediato tramite e-mail. In sostanza, si viene a creare un ambiente esteso che ha come centro organizzativo e di smistamento proprio il dispositivo multifunzione.
Non sono tutte rose e fiori, però, ed è importante soffermarsi sulle problematiche che potrebbero verificarsi a fronte della comodità nell'adozione di una soluzione integrata di questo tipo.
Innanzitutto la gestione dei costi, problema che i multifunzione hanno in comune con le stampanti. L'utilizzo dei beni consumabili, in particolare, in questo caso è un problema critico che non deve essere sottovalutato dall'amministratore di sistema. Il rischio di un utilizzo indiscriminato da parte degli utenti può far lievitare in maniera non indifferente i costi ed è pertanto consigliabile effettuare controlli di gestione continui in modo da ottimizzare al meglio la produzione.
Ma c'è un secondo problema, spesso sottovalutato, nel quale si potrebbe incorrere nell'adozione di un prodotto multifunzione. Il fatto di concentrare in un'unica macchina più funzioni hardware può comportare il rischio di dover fare a meno di tutti i servizi in caso di guasto a parti meccaniche, soprattutto se i diversi moduli non sono gestiti separatamente. In particolare, un malfunzionamento del motore di stampa potrebbe virtualmente impedire le operazioni di fotocopia e di ricezione fax. Per questo motivo è fondamentale assicurarsi della qualità dell'assistenza post vendita, in modo da far fronte, magari con l'acquisizione di pacchetti estesi, a qualunque problematica possa verificarsi.

A cura di MARCO MATERA